PERTEMUAN 5

MICROSOFT WORD

A.      MENGENAL MICROSOFT WORD

Microsoft Word merupakan salah satu program pengolah kata yang ada saat ini. Microsoft Word yang merupakan produk dari Microsoft Corporation memiliki beberapa keunggulan dan kemudahan. Microsoft Word merupakan sub dari Microsoft Office. Microsoft Word atau disingkat MS. Word saat ini sangat populer di seluruh dunia karena kehandalannya sebagai program pengolah kata dan memiliki fasilitas yang fantastis. Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.

Keunggulan yang dimiliki oleh Microsoft Word, antara lain fasilitas mouse, menu, tools menu, task pane yang sangat familiar sehingga mudah untuk dipahami.

Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.

Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini.

Pada bagian Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika kita belum menyimpan dan memberi nama pada file yang kita buka, biasanya Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan seterusnya.

Istilah Menu yang  digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian yang hampir sama dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini, terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada Baris Menu.

Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses sebuah perintah yang tertulis pada pada menu. Cara memakainya yaitu dengan menekan tombol-tombol pada toolbar tersebut.

B.       MENGAKTIFKAN MICROSOFT WORD

Untuk membuka Microsoft Word ada dua cara, yaitu:

1.    Dengan double klik icon shortcut Microsoft Word yang ada pada desktop.

2.    Cara lain: Klik Tombol Start yang ada di taskbar, Pilih menu Program, Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word, dan Tunggu sampai jendela program Microsoft Word ditampilkan.

C.      BEKERJA DENGAN MS WORD

Pada saat memulai program aplikasi Microsoft Word , secara otomatis, dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan dan siap digunakan.

Ada beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum melakukan pengetikan dimulai, diantaranya:

1.    Setting Layout, meliputi:

a.    Margin

Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas.

Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikti langkah berikut ini :

1.        Pilih page layout pada baris menu.

2.        Pilih dan klik page setup, klik margin.

3.        Tentukan jarak dari batas margin yang diinginkan.

§  Top, untuk menentukan batas margin atas.

§  Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.

§  Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.

§  Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.

4.        Mengatur orientasi kertas, yaitu Portrait atau Landscape

b.    Paper

Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikti langkah berikut ini :

1.        Pilih page layout pada baris menu.

2.        Pilih dan klik page setup, klik paper.

3.        Tentukan jenis kertas yang diinginkan.

c.    Layout

d.   Huruf, mencakup:

v Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font)

Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times, Courier dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah Anda ketik, ikuti langkah berikut :

·      Blok teks yang akan Anda ubah fontnya.

·      Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang terdapat pada baris toolbar Formatting.

v Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)

Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman dengan ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

·      Blok teks yang akan diubah ukurannya.

·      Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size yang terdapat pada baris toolbar formatting.

e.    Spacing, meliputi:

Ø Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph

Ø Kotak isian After,  diisi dengan jarak spasi sesudah paragraph.

Ø Kotak daftar pilihan Line Spacing,  diisi dengan jarak spasi baris yang diinginkan.

§  Single  untuk jarak spasi satu.

§  1.5 lines, untuk jarak spasi satu setengah.

§  Double, untuk jarak spasi dua.

§  At least, untuk menentukan jarak spasi minimal.

§  Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang pasti.

§  Multiple, untuk menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi Tiga dan Double menjadi Empat.

D.      Menyimpan Dokumen

1.    Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin  dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen.

2.    Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol Save.

3.    Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save.

4.    Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak.

Alternatif lain dalam penyimpanan file :

1.    Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.

E.       Menutup file Dokumen

1.    Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif.

2.    Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu.

F.       Menutup Jendela Microsoft Word

1.    Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik Exit, maka jendela Microsoft Word akan tertutup.

2.    Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar.

3.    Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan menklik tombol X (tombol close) yang terletak di pokok kanan atas dari jendela Microsoft Word.